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特定個人情報等の適正な取り扱いに関する基本方針 
Basic Policy for Proper Handling of Specific Personal Information

​本所のサービスをご利用になる前に必ずご理解ください

特定個人情報等の適正な取り扱いに関する基本方針


当事務所は、行政書士として、お客様の大切な特定個人情報等を取り扱う責任の重要性を深く認識し、以下の方針に基づき、特定個人情報等の適正な取り扱いを実施いたします。


1. 関係法令・ガイドライン等の遵守
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」という。)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」等の関係法令・ガイドラインを遵守し、特定個人情報等の適正な取り扱いを行います。


2. 安全管理措置
特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、以下の安全管理措置を講じます。
(1) 組織的安全管理措置

特定個人情報等の取扱責任者及び事務取扱担当者の明確化
事務取扱担当者の監督及び教育
特定個人情報等の取扱状況の記録
定期的な点検及び監査の実施

(2) 人的安全管理措置

事務取扱担当者の監督・教育
秘密保持に関する事項の就業規則への規定

(3) 物理的安全管理措置

特定個人情報等を取り扱う区域の管理
機器及び電子媒体等の盗難等の防止
電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止
個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

(4) 技術的安全管理措置

アクセス制御及びアクセス者の識別と認証
外部からの不正アクセス等の防止
情報漏えい等の防止

3. 利用目的の特定
特定個人情報等の利用目的を特定し、目的を超えた利用は行いません。利用目的は以下の通りです。

顧客の所得税法等の規定に基づく法定調書の作成事務
顧客の従業員等に係る源泉徴収票等の作成事務
その他、番号法で認められた事務

4. 特定個人情報等の収集・保管・廃棄
特定個人情報等の収集、保管、廃棄に関しては、以下の方針に従います。

収集:利用目的の範囲内でのみ収集を行います
保管:必要な期間を超えて保管しません
廃棄:法令で定められた保存期間を経過した場合、適切に廃棄します

5. 開示等の請求等への対応
本人からの特定個人情報等の開示、訂正、利用停止等の請求があった場合は、関係法令に従って適切に対応いたします。


6. 体制の継続的改善
特定個人情報等の取扱いに関する体制について、定期的に評価・見直しを行い、継続的な改善に努めます。


7. 問い合わせ窓口
特定個人情報等の取扱いに関するお問い合わせは、当オフィスにて承ります。

Basic Policy for Proper Handling of Specific Personal Information


Our administrative scrivener office recognizes the critical importance of our responsibility in handling our clients' sensitive specific personal information. We implement the following policies to ensure the appropriate handling of such information.


1. Compliance with Relevant Laws and Guidelines
We comply with all relevant laws and guidelines, including the "Act on the Use of Numbers to Identify a Specific Individual in Administrative Procedures" (hereinafter referred to as the "My Number Act"), the "Act on Protection of Personal Information," and the "Guidelines for Proper Handling of Specific Personal Information," and handle specific personal information appropriately.


2. Security Management Measures
We implement the following security management measures to prevent leakage, loss, or damage of specific personal information and ensure appropriate management:
(1) Organizational Security Management Measures

Clear designation of personnel responsible for handling specific personal information
Supervision and training of staff handling specific personal information
Recording of specific personal information handling status
Regular inspections and audits

(2) Human Resources Security Management Measures

Supervision and training of staff handling specific personal information
Inclusion of confidentiality provisions in employment regulations

(3) Physical Security Management Measures

Management of areas where specific personal information is handled
Prevention of theft of equipment and electronic media
Prevention of leakage in handling electronic media
Deletion of individual numbers and disposal of equipment and electronic media

(4) Technical Security Management Measures

Access control and identification/authentication of users
Prevention of unauthorized external access
Prevention of information leakage

3. Specification of Purpose of Use
We specify the purpose of use for specific personal information and will not use it beyond these purposes. The purposes of use are as follows:

Preparation of statutory documents based on Income Tax Act provisions for clients
Preparation of withholding tax slips for clients' employees
Other procedures permitted under the My Number Act

4. Collection, Storage, and Disposal of Specific Personal Information
We adhere to the following policies regarding the collection, storage, and disposal of specific personal information:

Collection: Only collect within the scope of the specified purposes
Storage: Do not store beyond the necessary period
Disposal: Properly dispose of information after the legally required retention period

5. Response to Disclosure Requests
We will appropriately respond to requests from individuals for disclosure, correction, or suspension of use of their specific personal information in accordance with relevant laws.


6. Continuous Improvement of Systems
We regularly evaluate and review our systems for handling specific personal information and strive for continuous improvement.


7. Contact Information
For inquiries regarding the handling of specific personal information, please contact:

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リーガルコンサルティング行政書士事務所

入国管理局申請取次 特定行政書士 浅井聡

​登録番号 大阪府17090360

Satoshi Asai, Administrative & Immigration Lawyer  

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